Organizar un evento puede ser una gran experiencia, sobre todo si el evento que estás por organizar tiene un significado para ti, pero también puede ser una experiencia realmente frustrante si no se tiene cuidado con todos los detalles del evento para asegurarse de cubrir todas las necesidades de los invitados y los protagonistas del evento.
Por ejemplo, si estás por organizar una fiesta de aniversario, una de las primeras cosas en las que se tiene que pensar es en el propósito de la celebración. Claro, es celebrar el amor entre dos personas, pero tal vez el objetivo de la fiesta sea el compañerismo o la familia, cada uno de ellos dará un tema y un sentimiento distinto a la celebración. Al momento de comenzar con la planeación se debe tener claro el objetivo para evitar cualquier confusión.
El formato del evento decidirá qué tan formal o informal es el evento, esto puede cambiar si se trata de una fiesta íntimo-personal o una fiesta para más de 100 invitados. No es que un formato sea el mejor, solo depende los objetivos del evento.
Cómo organizar un evento exitoso y evitar problemas
Lo primero que se tiene que hacer es sacar un presupuesto teniendo en cuenta las situaciones inesperadas. Cuando se organiza un evento con pasión y se tienen metas ambiciosas, estas metas tienen que estar dentro de las posibilidades económicas. El éxito del evento dependerá de tener metas realistas y de estar preparado para los imprevistos.
La clave para un presupuesto exitoso se encuentra en saber establecer prioridades. Es obvio que no se le debe de dar la misma importancia al lugar en donde se celebrará el evento que al pastel que los invitados comerán de postre.
Para ahorrar algo de dinero puedes comparar tiendas y encontrar aquellas que ofrezcan productos de calidad a los mejores precios. Si quieres comprar algunos de los mejores vinos a precios reducidos te recomendamos hacerlo en vinosofos, una de las mejores tiendas online de vino en toda Europa.
El lugar en el que se celebrará el evento es otro de los detalles principales a tener en cuenta en las primeras etapas de la planeación. Hay muchas razones por las que el lugar es muy importante, comenzando por el espacio y las amenidades que tenga, como podría ser el caso de un lugar con cierto estilo especial que evite la molestia de gastar mucho dinero en decoración.
Tener un buen lugar también puede evitar problemas de organización, sobre todo si contratas alguna de las empresas de catering para eventos que te puedan ayudar en la organización y encargarse de varios temas como la comida, bebidas o meseros. Algunos lugares incluyen este servicio, aunque puedes contratar el que se ajuste mejor a tus necesidades.
Hay otros detalles que se deben tener en cuenta o que se pueden aprovechar. Si no tienes planeado hacer un evento muy grande y no deseas contratar ningún servicio de catering que te ayude con la organización, puedes comprar una cortadora de fiambre para ahorrar mucho tiempo en la preparación de los aperitivos y la comida del evento.
Reproduce el evento en tu mente, piensa que eres un invitado y en todo aquellos que te gustaría ver o que te ofrecieran, de esta forma podrás tener presentes todos los pequeños detalles que terminan mejorando la experiencia del invitado. Pero no debes olvidar que tu organización debe de ser realista y no excederse de tu presupuesto.
Lo más importante de todo es estar bien preparado y tener todo lo necesario para que los invitados y tú puedan tener un evento inolvidable. Siempre ocurren improvistos y lo mejor es estar preparado para todo lo que pudiera ocurrir, así nada te tomara por sorpresa y arruinara el momento.
