La gestión documental reclama su verdadero protagonismo. Junto a la aparición en escena de nuevos soportes de comunicación, transmisión y conservación de documentos, surge la necesidad de contar con profesionales capacitados para tratar correctamente la información. Es hora de que los archivos institucionales y los pertenecientes al sector privado pongan orden en su patrimonio documental. Al fin y al cabo, contar con un buen archivo es ya sinónimo de prestigio y eficacia para cualquier colectivo profesional.
En la actualidad, la información y la capacidad de obtenerla se han convertido en recursos esenciales para la introducción de valor tanto en las empresas como en la administración. Estos datos, con el paso del tiempo se convierten en la memoria y en la historia de esa entidad. Y en este panorama, la figura de los gestores documentales se antoja imprescindible: su labor aporta fluidez a la información, ahorran tiempo y espacio, y también, mucho dinero.
HORIZONTE LABORAL
La Uex, a través del Grupo de Archivística y Documentación del Patrimonio Histórico, forma precisamente a esos futuros profesionales: alumnos que han cursado la Diplomatura en Biblioteconomía y Documentación o la Licenciatura en Documentación. Durante su paso por el Centro tienen a su disposición un itinerario concreto de asignaturas optativas para conseguir una formación más especializada en archivística. En la docencia intervienen las áreas de Comunicación Audiovisual, Ciencias y Técnicas Historiográficas, Biblioteconomía y Documentación, y el área de Derecho Civil.
El investigador principal y coordinador del Grupo de archiveros es el profesor Agustín Vivas, actual vicedecano de la Facultad de Biblioteconomía y Documentación. Su opinión sobre el futuro laboral de estos profesionales es clara: "las empresas del ámbito privado son el futuro de los archiveros y los gestores documentales". Cada vez más, una entidad de esta índole va a precisar tener un archivo correctamente organizado, sobre todo porque lo necesitará para ser rentable, además de otros aspectos más relacionados con la buena imagen: "el archivo dejará de ser una dependencia situada en la planta baja, llena de polvo, para transformarse en un departamento más dentro del sistema global de la empresa e incardinado en su sistema de toma de decisiones", señala Vivas, experto en archivos universitarios.
En cuanto al ámbito de la administración, el problema es que tiene su documentación muy dispersa y fragmentada y repartida por múltiples oficinas. Esta falta de inversión en la materia ha provocado que, a veces, conseguir un papel suponga para el ciudadano pasear por diferentes servicios administrativos. A su juicio, los archivos dan testimonio y garantía de una gestión transparente a los administrados. En ese sentido, el profesor Vivas afirma que los instrumentos más interesantes serían la creación de un cuadro de clasificación y un calendario de conservación en los que se establezca el periodo de vida de los documentos, además de un manual de procedimientos cara a su normalización.
En este sentido, existen diferentes normativas en la actualidad en función del tipo de administración. La central cuenta con la
